По мере того как фирма расширяет сферу деятельности или меняет ее направление, перед руководством встает вопрос о необходимости аренды нового офиса в бизнес-центре. На стадии переезда можно определить, правильно ли выбран деловой комплекс и хорошо ли справляется управляющая компания со своими обязанностями. На что нужно обратить особое внимание, готовясь к смене локации?
Переезд пройдет намного комфортнее и оперативнее, если перед тем, как загрузить имущество предприятия в грузовой транспорт, арендаторы поинтересуются, есть ли у управляющей компании схема рассадки сотрудников и предварительной расстановки мебели. В идеале на планировке должны быть обозначены рабочие места и имеющиеся перегородки.
Перед тем, как переезжать, следует предоставить управляющей компании точную информацию о численности штата и изложить свои представления насчет конструктивных особенностей офисной мебели и организации важных зон (для переговоров с партнерами, для отдыха, для приема пищи и прочих). Обмениваться предложениями удобно в векторном формате *pdf или *dwg, используя электронную почту для отправки чертежей.
Переезд может быть не только в новый бизнес-центр, но и в более просторные помещения существующего делового комплекса. Задача управляющей компании заключается в том, чтобы при освобождении офисных площадей оперативно и качественно провести ряд подготовительных работ, в том числе:
- генеральную уборку;
- замену настенного или напольного покрытия, если в этом есть необходимость;
- перенос сетевых и электрических розеток;
- демонтаж офисных перегородок.
УК должна обеспечить беспрепятственную подачу грузового автотранспорта как можно ближе к грузовому лифту. В бизнес-центрах класса А и В+ он обязательно есть, и поэтому в ручном подъеме имущества компании на верхние этажи нет никакой необходимости. Грузоподъемность современного грузового лифта должна составлять не менее одной тонны.
Перед тем как заказать грузовой транспорт, нужно упаковать имущество компании. О чем нужно помнить при сборах:
- мебель необходимо разобрать, фурнитуру — упаковать в отдельные коробки или пакеты, которые обязательно стоит промаркировать и прикрепить к одному из конструктивных элементов (дверце шкафа, столешнице);
- личные вещи сотрудников и документы будут размещены в грузовике более компактно, если для их упаковки использовать коробки с одинаковыми габаритами, каждую из них не забываем подписывать;
- особое внимание следует уделить упаковке хрупких предметов: зеркал, стекол, мониторов и прочих вещей, нуждающихся в бережной транспортировке.
Грамотные сборы позволят правильно разместить груз в автомобиле и сократят время, которое понадобится компании для погрузки, разгрузки, подъема во взятый в аренду офис в бизнес-центре и последующей расстановки в помещении.
Современные бизнес-центры класса А ориентированы на комфорт арендаторов, поэтому организовать переезд можно не только в выходные дни, но и в ночное время. Такой подход позволяет переезжающей компании не нарушать ритм рабочей недели и воспользоваться таким преимуществом, как свободные автомагистрали и более низкие тарифы на перевозку.
В переезде принимают участие обе стороны: и арендатор, и управляющая компания. Если соблюдать правила транспортировки и заранее подготовиться к новоселью, то переезд из скучного и сложного мероприятия превратится в процесс, который знаменует переход бизнеса на качественно новый уровень.